E-Rechnung und Rechnungsmanagement: Nachhaltigkeit beginnt im digitalen Alltag
Der Vortrag von Subahar Parameswaran beleuchtete die Bedeutung der E-Rechnung und des digitalen Rechnungsmanagements für die Nachhaltigkeit und Effizienz in der Hospitality-Branche. Im Fokus stand die bevorstehende E-Rechnungspflicht und die damit verbundenen Herausforderungen und Chancen für Hotels und Gastronomiebetriebe.
Kernaussagen und Erkenntnisse
- E-Rechnungspflicht kommt: Ab 2027 wird die E-Rechnung für den Versand und Empfang von Rechnungen verpflichtend. Betriebe sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten.
- Sicherheitsproblematik von PDF-Rechnungen: E-Mail-Rechnungen im PDF-Format sind unsicher und werden in Zukunft durch sichere Netzwerke ersetzt. Ein Gerichtsurteil bestätigte, dass E-Mail als Rechnungsmedium nicht sicher und somit nicht legitim ist.
- Vorteile der Digitalisierung: Digitale Rechnungen ermöglichen automatisierte Prüfungen, reduzieren Fehlerquellen und sparen Ressourcen im Backoffice. Prozesse wie Kontierung und Bezahlung können automatisiert werden.
- HGK als Lösungsanbieter: Die HGK bietet eine E-Rechnungslösung für ihre Mitgliedsbetriebe an, die sich nahtlos in bestehende Hotel- und Kassensysteme integrieren lässt. Sie kümmert sich um die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften, sodass sich die Betriebe auf ihre Gäste konzentrieren können.
- Netzwerkbasierter Rechnungsversand: Zukünftig werden Rechnungen über sichere Netzwerke versendet, ähnlich wie bei Mobilfunknetzen. Anbieter wie die HGK übernehmen die Zustellung der Rechnungen an den Empfänger.
Fazit
Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch die Chance, Prozesse zu optimieren, Ressourcen zu sparen und die Sicherheit zu erhöhen. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und auf Lösungen setzen, die eine einfache und gesetzeskonforme Umsetzung ermöglichen.